• Là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
• Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy phục vụ cho nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.

Ghi chú: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử như scan và lưu trên máy tính, email, web … thì đó là hóa đơn Giấy, không phải Hóa đơn điện tử.

• 1. Các văn bản do Chính phủ ban hành
• • Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005.
  • Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 về quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong đó có định nghĩa về hóa đơn điện tử.
  • Nghị định về Thương mại điện tử số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/06/2006.
  • Nghị định Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007.
  • Nghị định Quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực tài chính số 27/2007/NĐ- CP ngày 23/02/2007.
  • Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010
  • Nghị định Quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực tài chính số 27/2007/NĐ- CP ngày 23/02/2007.
  • Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010.
  • Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế tại Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
• 2. Các văn bản do Bộ tài chính ban hành
• • Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Thông tư hướng dẫn thi hành NĐ 51/2010/NĐ-CP số 39/2014/TT-BTC ngày 20/05/2014 (thay thế cho TT 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/13, TT 135/2010/TT- BTC ngày 28/9/2010 và TT 13/2011/TT-BTC ngày 08/02/2011).
  • Công văn hướng dẫn về chữ ký của người mua trên Hóa đơn điện tử số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016.

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
• • Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
  • Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

• 1 . Ra quyết định áp dụng HĐĐT: theo biểu mẫu BM01 thông tư 32/2011/TT-BTC.
• • Gửi cho CQT quản lý trực tiếp qua hệ thống bưu chính hoặc trực tiếp.
  • Văn bản gửi đến Cơ quan thuế không có kết quả giải quyết.
• 2 . Lập thông báo phát hành HĐĐT: theo biểu mẫu BM02 thông tư 32/2011/BTC.
• • Gửi cho CQT quản lý trực tiếp qua cổng thông tin điện tử của CQT.
  • Hóa đơn mẫu (trường hợp thông báo lần đầu và các lần tiếp theo có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành).
  • Thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến CQT quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.

• Giảm chi phí in ấn, giấy, mực cho hóa đơn.
• Tiết kiệm chi phí gửi nhận hóa đơn cho khách hàng (EMS: 18.000đ/cái).
• Tiết kiệm chi phí kho bãi lưu trữ, bảo quản như hóa đơn giấy (lưu 10 năm).
• Giảm thiểu thất lạc, mất mác khi gửi nhận qua đường bưu điện, trung gian, tránh được tình trạng cháy, hỏng hóa đơn.
• Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu online MỌI LÚC-MỌI NƠI.
• Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi ký số (tự động) thông qua nhiều hình thức như:
• • Email: email Khách hàng đăng ký với Doanh nghiệp.
  • Website: website của doanh nghiệp/VNPT cung cấp.
  • Tin nhắn SMS.
• Góp phần giảm thiểu thủ tục hành chính, hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp để phù hợp với xu thế kinh doanh trên thị trường quốc tế.
• Góp phần bảo vệ môi trường.

• Nhanh chóng nhận hóa đơn sau khi đã thanh toán.
• Đa dạng hình thức tiếp nhận hóa đơn: Email, Website, …
• Thuận tiện tra cứu online MỌI LÚC-MỌI NƠI.
• Không lo sợ mất hóa đơn (đã được lưu trên web của đơn vị phát hành).
• Khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng HĐĐT vì có đầy đủ các căn cứ pháp lý theo quy định của Chính phủ và Bộ tài chính đã ban hành.

• Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT.
• Hóa đơn bán hàng 02GTTT.
• Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) 07KPTQ.
• Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm …;
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ 03XKNB.
• Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL.

Đối với Hóa đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” không bị hạn chế số ký tự như đối với các loại hình thức hóa đơn khác và phù hợp với nội dung Điều 16, mục 2 khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010. Và nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về quy định hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã quy định.

• Có. Theo luật kế toán, bên bán phải lưu trữ HĐĐT trong vòng 10 năm giống như hóa đơn giấy.
• Dữ liệu lưu trữ rất ít, mỗi HĐĐT khoảng 10kb. Định dạng file .xml
• Nếu bên bán làm mất HĐĐT thì bên VNPT sẽ cung cấp lại cho bên bán (nếu bên bán sử dụng hệ thống lưu trữ của VNPT).

Trong trường hợp Khách hàng của bên bán muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy thì bên bán có thể in hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi cho khách hàng (thỏa điều kiện TT32/2011-BTC).

• Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên.
• Trường ký hiệu trên hóa đơn:
• • Hóa đơn điện tử: E.
  • Hóa đơn giấy: T hoặc P.
• Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy.
• Chữ ký:
• • Hóa đơn điện tử: Chữ ký số.
  • Hóa đơn giấy: Chữ ký tay.

Đối với HĐĐT là một trong những hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế.
Vậy, khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng thêm hình thức HĐĐT thì vẫn kê khai thuế bình thường như khi sử dụng hóa đơn giấy.

Tại khoản 3, điều 7 của Thông tư 32/2011/TT-BTCcủa Bộ Tài chính nêu:
“3. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.”
Như vậy doanh nghiệp được quyền sử dụng nhiều hình thức hóa đơn sau khi đã đăng ký với Cơ quan Thuế và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như quy trình bình thường.

• 1. Trường hợp sai thông tin khách hàng:
• • Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ người mua) nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
  • Căn cứ khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015: (Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 119/2014/TT-BTC).
• 2. Trường hợp sai các thông tin khác:
• • Đối với hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế : Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn, ... thì thực hiện thủ tục điều chỉnh_hóa đơn. Thủ tục điều chỉnh_hóa đơn thực hiện như sau:
  • • Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
    • Thực hiện chức năng lập HĐĐT điều chỉnh (trên HĐĐT điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho HĐĐT số … ký hiệu… ngày tháng năm”.
    • Ký số và gửi lại HĐĐT điều chỉnh cho bên mua.
  • Đối với hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn, ... thì thực hiện thủ tục lập HĐĐT thay thế. Thủ tục lập HĐĐT thay thế thực hiện như sau:
  • • Lập biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn thay thế (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
    • Thực hiện chức năng lập HĐĐT thay thế và trên HĐĐT mới phải ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu … ngày tháng năm”.
    • Ký số và gửi lại HĐĐT mới cho bên mua.
  • Trường hợp nếu phát hiện hóa đơn sai sót mà khách hàng yêu cầu hủy bỏ - lập lại hóa đơn thì thực hiện thủ tục hủy bỏ - lập lại hóa đơn.
  • • Lập Biên bản hủy bỏ _lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
    • Thực hiện chức năng hủy HĐĐT đã lập.
    • Thực hiện chức năng lập HĐĐT thay thế (trên HĐĐT mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).

Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản.

• Không (tự ý áp dụng). Gửi văn bản CQT xin phép.
• Ngoài ra, căn cứ theo CV 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 hướng dẫn về chữ ký của người mua trên Hóa đơn điện tử: Người mua là đơn vị kế toán thì phải có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua thì không cần ký số trên HĐĐT như:
• • Hợp đồng kinh tế;
  • Phiếu xuất kho, phiếu thu;
  • Biên bản giao nhận hàng hóa, Biên nhận thanh toán;

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
• Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện:
• • Phản ánh toàn vẹn nội dung của HĐĐT gốc;
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy. Có dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và HĐĐT gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”).
  • Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.

• Bắt buộc phải đóng dấu của doanh nghiệp.
• “Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy” phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

• Có.
• Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

• Đối với HĐĐT, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về số lượng người xuất hóa đơn tùy thuộc vào phân công nhiệm vụ. VNPT-INVOICE cung cấp cho quý khách hàng với nhiều tính năng ưu việt, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn trên nhiều máy tính với một chữ ký số.
• Chữ ký số này được tích hợp sẳn trên hệ thống, không riêng cá nhân người dùng nào giữ, bảo quản.

• Hiện nay, chính sách đã bỏ giới hạn về số lượng hóa đơn thông báo phát hành trên hóa đơn giấy.
• Vậy, HĐĐT cũng tương tự không giới hạn về số lượng phát hành. Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn là 7 số nên vẫn có tối đa là: 9.999.999 hóa đơn được phát hành cho một mẫu số, ký hiệu đó.

• Bên mua có thể tra cứu HĐĐT trên website bên bán vào bất kỳ lúc nào trong thời gian này.
• Tùy thuộc vào bên bán để dữ liệu HĐĐT trên website là thời gian là bao lâu: 06 tháng, 12 tháng, ….

• Căn cứ thông tư 39/2014/TT-BTC mục a, khoản 2, điều 16: hướng dẫn một số trường hợp về ngày xuất hóa đơn.
• Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính.
• Hóa đơn giấy hiện đang xuất lùi ngày, chừa hóa đơn…. là thực hiện không đúng theo quy định.

• Hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng như hóa đơn giấy, do vậy doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn với rất nhiều dòng mà không cần phải đính kèm bảng kê.
• Hóa đơn điện tử này chỉ hiển thị một số hóa đơn và là hóa đơn có nhiều trang.